Mötesbranschen är i behov av kompetensutveckling för att anpassa sig till utvecklingen som sker. Smålands Turism och Destination Jönköping har anordnat en 2-dagars utbildning med Gr8 meetings för att vässa till mötesanläggningarnas rådgivarkunskaper för att bli mer än enbart ett bokningsställe.
Det digitala ställer nya krav på möten
Allting tydliggörs i det digitala mötet. Före corona fungerade fysiska möten utan något tydligt syfte och mål men med det digitala faller det platt. Micke Darmell och Heléne Arvidsson från Gr8 meetings betonar att vi måste vara bättre än kunden.
– Det är viktigt att leva i sitt DNA och veta hur ett bra möte är för att kunna hjälpa kunden på bästa sätt, säger Micke Darmell.
Som exempel nämner de Systembolaget. För 25 år sedan tänkte inte många på Systembolaget som ett ställe dit man kunde gå för att få tips om vilka viner som passar bäst till din 3-rätters meny. Under årens lopp har bolaget tagit ett steg från att sälja alkoholhaltiga drycker till att även vara rådgivare och vi tar för givet att vi kan rådfråga dem när vi behöver expertkunskap inom mat och vin. Det är denna förflyttning som även mötesbranschen behöver göra, de behöver bli mer än bara någon konferensköpare vänder sig till för att boka en möteslokal eller anläggning. Beställaren är inga mötespecialister. Men om mötesanläggningen nischar sig som specialister finns det vinster att hämta.
Mötesrådgivaren – expert inom allt från möblering till det digitala
För att få auktoritet som mötesrådgivare krävs stor kunskap om möten och vad som gör ett bra möte. Nummer ett för att bli en bra mötesrådgivare är att vara genuint intresserad av möten och människor och leva sin värdegrund på riktigt. De möten som görs kommer att bli ännu viktigare.
En möteskultur utgörs av tre delar;
- Kultur – syftar på ett beteende,
- Struktur – syfte och mål med mötet
- mötesledning - handlar om hur duktig man är på att planera och genomföra möten.
Genom att ha rätt mötesstruktur kan ett företag göra stor tidsbesparing. Syftet ”varför” ska skapa en känsla. Målet ”vad ska vi göra” ska checka av saker. Enligt Micke och Heléne från Gr8 meetings är syftet i 9 fall av 10 ett mål p.g.a. att vi aldrig har tränat oss i att ta fram en känsla förut. Ju starkare syfte desto relevantare möte inflikar de.
Kulturen är också viktig, att det finns en gemensam uppfattning om vad vi förväntar oss i mötet och att vi har spelregler med konsekvenser om vi inte följer dem. Även namnet på mötet är avgörande för dess effektivitet.
När vi får kundens agenda för mötet kan vi enklare hjälpa dem och ge tips och råd om allt ifrån möblering till digital utrustning för att de ska få ut mesta möjliga av sitt möte. Vi kan även ge förslag och ställa frågor om vi märker att kundens agenda inte är helt optimal utifrån vad som skapar effektfulla möten. I mötesrådgivarens roll ingår även att lära sig tekniken och veta hur man gör sig bäst i bild i digitala möten, då en del fortfarande kommer att vara med via länk.
Paketering av mötet
Det finns olika sätt att sälja in möten som kunden inte ens tänker på är möjliga. Ett är att marknadsföra utomhusmiljöer som mötesrum. Kunden vill åt upplevelser och som rådgivare kan vi kommunicera olika sätt hur man kan ha fysiska möten. Ett annat är att sälja in abonnemang där de t.ex. får fem möten till priset av 4 inklusive fem timmars mötesledning. Kunden vet ofta inte syfte och mål med sitt möte. Genom en behovsanalys som Gr8 meetings tagit fram blir det enklare för mötesrådgivaren att hjälpa kunden att komma fram till det. Det blir också lättare att ställa frågan ”vad krävs för att vi ska få din bokning?”.
Sammanfattningsvis; genom att lära sig ett mötes olika beståndsdelar och vad som skapar bra möten kan Hotell och Konferensanläggningar röra sig bort från att endast vara en ordermottagare till att bli en rådgivare. Genom att hjälpa kunden att få bättre effekt av sitt möte kommer priset att bli sekundärt.
